Bất kỳ một loại chữ ký số nào cũng đều có thời hạn sử dụng nhất định. Tùy thuộc vào điều khoản hợp đồng giữa đơn vị cung cấp chữ ký số và doanh nghiệp mà thời hạn này có thể sẽ khác nhau. Việc kiểm tra và gia hạn chữ ký số giúp cho các hoạt động giao dịch của doanh nghiệp được diễn ra suôn sẻ và không bị gián đoạn.
Bài viết dưới đây giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra và xóa chữ ký số nhanh nhất.
1. Chữ ký số là gì?
a) Khái niệm
Chữ ký số có tên tiếng anh là Digital Signatures là một loại chữ ký vô cùng quan trọng mà các cá nhân và doanh nghiệp sử dụng trong môi trường điện tử.
Chính xác thì chữ ký số có dạng một thiết bị điện tử (USB Token) đã được mã hóa các dữ liệu và thông tin của cá nhân/tổ chức.
Chiếc USB Token này có thể sử dụng để ký lên các văn bản và tài liệu trên mạng Internet trong các giao dịch điện tử.
Bên cạnh đó, chữ ký số mang đầy đủ tính pháp lý của chữ ký tay và con dấu.
b) Những thông tin có trong chữ ký số
Thông thường, một USB Token chứa những thông tin quan trọng của doanh nghiệp như sau:
- Thông tin về doanh nghiệp bao gồm: tên công ty, mã số thuế,…
- Số seri của chứng thư số;
- Thời gian có hiệu lực (thời hạn) của chứng thư số;
- Tên của tổ chức chứng thực chữ ký số, ví dụ: EASY-CA, VNPT-CA,…
- Chữ ký số của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số;
- Thư hạn chế mục đích, phạm vi sử dụng chứng thư số;
- Hạn chế về trách nhiệm của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số;
- Một thông tin quan trọng khác theo quy định của Bộ Thông tin & Truyền thông;
* Lưu ý: Chữ ký số mang đầy đủ tính pháp lý của chữ ký tay và con dấu khi nó mang đầy đủ những thông tin trên.
2. Hướng dẫn kiểm tra thời hạn của chữ ký số
a) Kiểm tra bằng website của Tổng cục Thuế
– Bước 1: Truy cập vào website của Tổng cục Thuế http://www.gdt.gov.vn/ và sử dụng tài khoản thuế của doanh nghiệp để tiến hành đăng nhập;
– Bước 2: Chọn mục Tra cứu => Tra cứu tờ khai của doanh nghiệp. Sau đó nhấn nút Tra cứu trên màn hình;
– Bước 3: Chọn một tờ khai đã nộp thuế với cơ quan thuế của doanh nghiệp;
– Bước 4: Chọn mục Xem chứng thư số để kiểm tra lại thời hạn của chữ ký số. Nếu chữ ký số chuẩn bị hết hạn thì doanh nghiệp nên xóa chữ ký số đang dùng và cập nhật chữ ký số mới ngay lập tức;
b) Kiểm tra thông qua phần mềm chữ ký số
– Bước 1: Truy cập vào phần mềm/ứng dụng chữ ký số, điền thông tin tài khoản và mật khẩu để đăng nhập;
– Bước 2: Chọn mục Chứng thư số => chọn Khóa công khai rồi sau đó nhấn nút Xem/hiển thị. Lúc này, thời hạn của chữ ký số sẽ hiển thị trên màn hình;
3. Cách xóa chữ ký số hết hạn cho doanh nghiệp
Doanh nghiệp cần tiến hành gia hạn hoặc xóa chữ ký số nếu như chữ ký số đó đã hết thời hạn sử dụng. Trong trường hợp doanh nghiệp không muốn gia hạn chữ ký số vì có nhu cầu chuyển sang sử dụng chữ ký số của một nhà cung cấp khác thì cần phải xáo chữ ký số và cập nhật chữ ký số mới thay thế.
Để xóa chữ ký số hết hạn, doanh nghiệp cần thực hiện như sau:
– Truy cập vào phần mềm hoặc ứng dụng chữ ký số mà doanh nghiệp đang sử dụng;
– Chọn mục Quản lý tài khoản chữ ký số;
– Chọn Thông tin tài khoản để nắm được những thông tin về tài khoản chữ ký số mà doanh nghiệp đã đăng ký;
– Sau đó, chọn Chỉnh sửa => chọn tiếp Chứng thư số mới để xóa chữ ký số hết hạn;
– Đến đây, doanh nghiệp cần cập nhật chứng thư số mới trên USB token hoặc trên ứng dụng chữ ký số để nghĩa vụ nộp thuế trên phần mềm kê khai không bị gián đoạn bằng cách nhập mã PIN => nhấn Lưu lại/cập nhật rồi chọn Đăng ký. Như vậy, doanh nghiệp đã hoàn thành quá trình xóa chữ ký số hết hạn và cập nhật chữ ký số mới cho doanh nghiệp.
Nếu chữ ký số hết hạn không được kịp thời gia hạn hay xóa đi để cập nhật chữ ký số mới thì hệ thống sẽ tự động xóa vĩnh viễn chữ ký số đó. Điều này có thể khiến doanh nghiệp bị gián đoạn không thể thực hiện được bất kỳ giao dịch nào.
Để tránh rơi vào tình huống bị động như vậy, doanh nghiệp nên lựa chọn đơn vị cung cấp chữ ký số uy tín có khả năng thông báo về tình trạng của chữ ký số, giúp doanh nghiệp luôn chủ động kiểm soát được tình hình ký số của mình.
EasyCA là một trong những nhà cung cấp sản phẩm chữ ký số HSM và USB Token hàng đầu thị trường. Quý doanh nghiệp và anh chị kế toán có nhu cầu nhận tư vấn thêm về các sản phẩm chữ ký số của EasyCA có thể liên hệ trực tiếp:
0 nhận xét: