Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của một chủ thể (cá nhân hoặc pháp nhân hoặc chủ thể khác) được mở tại một địa bàn mà chủ thể đó không có trụ sở. Tuy nhiên, hiện nay, nhiều công ty và doanh nghiệp vẫn chưa nắm rõ được những nguyên tắc cũng như thủ tục hồ sơ khi thành lập văn phòng đại diện. Bài viết dưới đây, EasyCA sẽ cung cấp cho quý bạn đọc và doanh nghiệp những thông tin chi tiết về văn phòng đại diện.
1. Văn phòng đại diện là gì?
Tại Luật Doanh nghiệp năm 2014, văn phòng đại diện được định nghĩa như sau:
“Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ lợi ích đó”.
Theo đó, văn phòng đại diện không được thực hiện các hoạt động phát sinh doanh thu cũng như lợi nhuận mà chỉ được duy trì các hoạt động khác.
Có 2 loại văn phòng đại diện như sau:
– Văn phòng đại diện cho doanh nghiệp Việt Nam:
- Cơ cấu tổ chức và hoạt động của loại hình văn phòng này phải tuân theo quy định của pháp luật, không được trực tiếp đứng ra kinh doanh và ký kết hợp đồng, trừ khi được sự ủy quyền của doanh nghiệp;
- Bên cạnh đó có thể mở một hoặc nhiều văn phòng đại diện trong cùng một địa phương thuộc địa giới hành chính;
– Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài tại Việt Nam:
- Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của công ty nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép;
2. Hướng dẫn cách đặt tên văn phòng đại diện
Tên chi nhánh, văn phòng đại diện được quy định viết bằng chữ cái trong bảng chữ cái Tiếng Việt, thêm ký tự F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu khác.
Tên VPĐD = “Văn phòng đại diện” + Tên doanh nghiệp
Khi đặt tên văn phòng đại diện, phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”. Tương tự đối với cách đặt tên chi nhánh công ty phải kèm theo cụm từ “Chi nhánh”.
Tên văn phòng đại diện phải được hiện diện tại trụ sở của văn phòng đại diện. Trong các tài liệu giao dịch, hồ sơ, ấn phẩm doanh nghiệp phát hành, từ văn phòng đại diện được viết với khổ chữ nhỏ hơn tên của doanh nghiệp.
3. Văn phòng đại diện có chức năng là gì?
Văn phòng đại diện là nơi trung gian chịu trách nhiệm liên lạc, giao dịch với khách hàng, đối tác, khi cần có thể thực hiện việc nghiên cứu, cung cấp thông tin hỗ trợ cho doanh nghiệp bước vào thị trường mới, đồng thời phát hiện, rà soát những rủi ro ảnh hưởng xấu đến công ty và những cạnh tranh từ công ty đối thủ,… Cụ thể như sau:
- Phát triển theo định hướng ngành nghề kinh doanh đã được đăng ký cấp phép đúng pháp luật;
- Thực hiện các loại báo cáo hành chính cho cơ quan chức năng địa phương hoặc báo cáo tài chính định kỳ về trụ sở tổng công ty, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và đưa ra chiến lược phát triển hàng năm;
- Hạch toán tại văn phòng đại diện theo nguyên tắc hạch toán phụ thuộc;
- Xây dựng quy trình quản lý theo định hướng của Hội đồng quản trị;
- Khai thác khách hàng tiềm năng và phân công sự kết hợp với trụ sở chính cũng như chi nhánh công ty;
- Quản lý tình hình kinh doanh và sản phẩm kinh doanh tại khu vực hoạt động;
- Hoàn thiện văn bản pháp quy phục vụ hoạt động trong văn phòng đại diện;
- Chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho lực lượng lao động tại cơ sở;
4. Vốn điều lệ của văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện không được đăng ký mức vốn điều lệ công ty khi tiến hành thành lập. Bởi đây là đơn vị phụ thuộc vào công ty mẹ. Mọi hoạt động của văn phòng đại diện đều do công ty tổng chi trả, ngay cả thuế môn bài hằng năm.
5. Quy trình thành lập văn phòng đại diện
a) Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
Hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện bao gồm:
- Thông báo thành lập văn phòng đại diện, có chữ ký của người đại diện doanh nghiệp theo pháp luật;
- Quyết định thành lập văn phòng đại diện của Hội đồng quản trị, có chữ ký của Chủ tịch Hội đồng quản trị;
- Biên bản họp về thành lập văn phòng đại diện của Hội đồng quản trị: 01 bản sao hợp lệ;
- Quyết định bổ nhiệm của người đứng đầu văn phòng đại diện: 01 bản sao hợp lệ;
- Giấy tờ chứng thực cá nhân còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện: 01 bản sao minh chứng;
(Với người có quốc tịch Việt Nam: Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu;
Với người có quốc tịch nước ngoài: Giấy đăng ký tạm trú do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp, Giấy phép lao động và Hộ chiếu;)
- Mục lục hồ sơ;
- Bìa hồ sơ (bằng bìa giấy mỏng hoặc nylon cứng);
- Tờ khai thông tin người nộp hồ sơ;
b) Thủ tục thành lập văn phòng đại diện
– Bước 1: Nộp hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện:
Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư sở tại cấp tỉnh hoặc thành phố trực thuộc trung ương. Mỗi đơn vị văn phòng đại diện cần nộp đủ các loại giấy tờ yêu cầu trong hồ sơ để tránh phát sinh các khoản phạt nộp chậm, nộp sai và nộp thiếu;
– Bước 2: Nhận giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện:
Trong vòng 03 ngày kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh sở tại sẽ xem xét tính hợp lệ và có thể cấp Giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện.
Trên đây là những thông tin về văn phòng đại diện mà EasyCA gửi đến quý bạn đọc và doanh nghiệp.
>> MUA NGAY CHỮ KÝ SỐ EASYCA <<<
Hotline: 0981 772 388 – 1900 56 56 53
Email: contact@softdreams.vn
Website: https://easyca.vn
0 nhận xét: